System Krajowy e-Faktur (KSeF) wprowadza obowiązek wystawiania faktur w ustrukturyzowanej formie XML, co znacząco zmienia model rozliczeń VAT dla przedsiębiorstw – także firm z branży transportowej i spedycyjnej. Dla podmiotów generujących dużą liczbę dokumentów sprzedażowych i kosztowych priorytetem staje się zapewnienie zgodności z wymogami technicznymi oraz prawidłowej integracji z systemami księgowymi.
PasCom, jako oprogramowanie dedykowane firmom TSL, udostępnia moduł KSeF, który automatyzuje proces wystawiania i wysyłki faktur do systemu Ministerstwa Finansów – ograniczając ryzyko błędów, skracając czas obsługi dokumentów i wspierając zarządzanie przepływem informacji między działami operacyjnymi a księgowością.
Czym jest KSeF i dlaczego zmiany obejmą także firmy TSL?
KSeF to ogólnopolska platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, wysyłkę, odbieranie oraz przechowywanie faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). Każdy dokument przesyłany przez system otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest przechowywany centralnie z możliwością dostępu przez 10 lat.
Dla firm z branży TSL zmiana ta oznacza konieczność przejścia z tradycyjnych faktur papierowych lub PDF na faktury strukturalne. To wymaga odpowiednich narzędzi – takich, które zapewnią zgodność z przepisami, automatyzację procesu oraz stabilność operacyjną przy dużej liczbie dokumentów. Warto już dziś przygotować się do nowej rzeczywistości – zwłaszcza że od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorstw.
Jak PasCom ułatwia wdrożenie KSeF w firmach transportowych?
PasCom to system dedykowany firmom TSL – wspiera zarządzanie flotą, kontrolę kosztów, dokumentację zleceń, a teraz również obsługę e‑faktur. Dzięki modułowi KSeF, firmy mogą generować faktury zgodne z wymaganym przez system formatem XML i wysyłać je automatycznie do KSeF. Oznacza to, że po zatwierdzeniu dokumentu w PasCom, faktura trafia do systemu bez udziału człowieka – cały proces przebiega automatycznie. Dodatkowo można skonfigurować harmonogram wysyłki, tak aby faktury trafiały do KSeF o określonych porach. System automatycznie pobiera nadany numer identyfikacyjny faktury, jej status przetworzenia oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) w formacie XML. W efekcie obsługa faktur staje się szybsza, mniej podatna na błędy i całkowicie zgodna z wymogami prawnymi.
Korzyści dla firm spedycyjnych – oszczędność czasu, lepsza kontrola i spokój
Dzięki PasCom fakturowanie przestaje być uciążliwym, papierowym procesem. Automatyzacja oznacza mniej ręcznej pracy, mniej błędów, mniej stresu związanego z terminami czy formalnościami. Dokumenty sprzedażowe trafiają bezpośrednio do KSeF, są archiwizowane centralnie i łatwo dostępne, co ułatwia księgowość, audyty i kontrole. Dzięki integracjom PasCom z systemami finansowo‑księgowymi i ERP, możliwe jest bezbłędne przekazywanie danych do działów księgowych – bez konieczności ręcznego przepisywania faktur czy ponownej weryfikacji poprawności danych.
Dla firm transportowych, w których rotacja dokumentów jest duża, a terminowość kluczowa, takie usprawnienia przekładają się bezpośrednio na płynność operacyjną. Dzięki PasCom można zatem skupić się na tym, co najważniejsze – realizacji zleceń, spedycji i zarządzaniu flotą – zamiast tracić godziny na fakturowanie i obsługę dokumentów.
Jeśli prowadzisz firmę spedycyjną, już dziś przygotuj się na nadchodzące zmiany. Zamiast polegać na papierze i ręcznym fakturowaniu, postaw na automatyzację z PasCom II i modułem KSeF w transporcie. Skontaktuj się z naszym zespołem i przekonaj się, jak łatwo można usprawnić proces fakturowania w swojej firmie – z korzyścią dla Ciebie i Twoich kontrahentów.
